Allgemeines

Antworten auf allgemeine Fragen zum Tool oder Ihrem Account.

Gerne stellen wir Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten von autoMahntion in einem kostenlosen 15-minütigen 1:1 Video-Call vor und beantworten Ihre Fragen. Buchen Sie sich hier direkt einen Termin.

Gleichzeitig offen und überfällig sind die Rechnungen, die in lexoffice noch nicht mit einer Zahlung verknüpft wurden und zusätzlich als überfällig markiert sind. Bei diesen Rechnungen wurde Ihre Zahlungsfrist nicht eingehalten und der Versand einer Zahlungserinnerung kann zu einem schnelleren Zahlungseingang führen.

Um verschiedene Nutzergruppen abdecken zu können, bieten wir verschiedene Abo-Pakete an. Diese unterscheiden sich vor allem in der Anzahl gleichzeitig offener und überfälliger Rechnungen. Im Starter Abo sind 10, im Business Abo 50 und im Pro Abo 250 gleichzeitig offene und überfällige Rechnungen enthalten. Haben Sie mehr als 250 gleichzeitig offene und überfällige Rechnungen werden diese erst ins System geladen, sobald eine andere als bezahlt markiert wurde.
Sie haben regelmäßig mehr als 250 Rechnungen? Dann wenden Sie sich gerne an unseren Support und wir passen Ihr Abo nach Ihren Bedürfnissen für Sie an.
Zusätzlich zu den Paketen unterscheiden wir auch zwischen monatlicher Zahlung, bei der Sie monatlich kündigen können und unserem Jahresabo, welches einmal pro Jahr gezahlt wird. Auf unsere Jahresabos erhalten Sie 15% Rabatt.

Ein Upgrade ist jederzeit möglich, wenden Sie sich mit Ihrem Upgrade-Wunsch gerne per Mail an unser Support Team.

Vor Ablauf des Testzeitraums wird keine Rechnung generiert. Nach Ablauf der Testzeit wird Ihre Rechnung an die E-Mail Adresse Ihres Accounts gesendet. Sehen Sie ggf. auch im SPAM Ordner nach, ob Ihre Rechnung versehentlich dort gelandet ist. Falls nicht, schreiben Sie uns gerne eine E-Mail.

Gerne ändern wir Ihre Rechnungs-E-Mail-Adresse für Sie. Schreiben Sie uns dafür gerne eine E-Mail.

Bitte wenden Sie sich an unser Support Team , um ein neues Lastschriftmandat zu erstellen.
Synchronisation und Rechnungen

Antworten zum Thema Synchronisation mit lexoffice und den übertragenen Rechnungen.

Wenn Sie in lexoffice als überfällig markiert ist, das heißt, das Fälligkeitsdatum überschritten ist und noch keine Zahlung zugewiesen wurde.

Wird die Synchronisation aktiviert, werden direkt alle überfälligen und offenen Rechnungen aus lexoffice übertragen. Ggf. kann es bei Rechnungsdetails zu Wartezeiten in der Übertragung kommen. Nach der initialen Synchronisation kann es einige Stunden dauern, bis Ihre Rechnungen aus lexoffice an autoMahntion übertragen werden.

autoMahntion ist kein Echtzeitsystem, das heißt wir können nicht rund um die Uhr auf Ihre Daten zugreifen. Daher werden Ihre Daten in unregelmäßigen Abständen, mindestens aber einmal am Tag, aktualisiert. Die Übertragung des bezahlt-Status kann dementsprechend mit einigen Stunden Verzögerung erfolgen.

Sollten Sie keine Rechnungen in autoMahntion sehen, stellen Sie bitte zuerst sicher, dass Sie die Verbindung zu Ihrem lexoffice Konto hergestellt und die Synchronisation aktiviert haben. Dies können Sie hier überprüfen. Werden weiterhin keine Rechnungen angezeigt, kann dies mehrere Gründe haben. Zum einen müssen Ihre Rechnungen in lexoffice oder über die lexoffice API generiert sein, um in autoMahntion übertragen zu werden. Weiterhin kann es vorkommen, dass für Rechnungen kein Kontakt angelegt wurde. Das System benötigt aber einen angelegten Kontakt und eine zugehörige E-Mail Adresse, um ordnungsgemäß zu funktionieren. Auch die Einstellung eines Synchronisationsdatums kann zu einem Fehler führen, sodass alle überfälligen Rechnungen von der Synchronisation ausgeschlossen werden. Das gesetzte Datum können Sie hier überprüfen.
Sollten weiterhin Probleme auftreten, melden Sie sich gerne bei unserem Support.

Belege, die von anderen Systemen aus zu lexoffice übertragen werden, können leider von autoMahntion nicht berücksichtigt werden. Nur Rechnungen, die in lexoffice oder über die lexoffice API erstellt wurden, werden in unser System synchronisiert.

Eine Rechnung gilt als bezahlt, wenn ihr in lexoffice eine Zahlung zugewiesen wurde. Dieser Status wird von unserem System automatisch erfasst. Bitte beachten Sie, dass die Synchronisation ggf. einige Stunden dauern kann.
Vorlagen und Versand

Antworten zum Thema E-Mail Versand und den Einstellungen der Vorlagen.

In autoMahntion stehen Ihnen 6 verschiedene Zahlungserinnerungsstufen und 3 verschiedene Mahnungsstufen zur Verfügung, die Sie individuell anpassen und aktivieren können. Sie können auch Zahlungserinnerungen auslassen und direkt mit dem Versand von Mahnungen beginnen.

E-Mails, die über autoMahntion versendet werden, werden prinzipiell von noreply@automahntion.de versendet. Sie können eine andere Antwort-E-Mail Adresse im Reiter "Konfiguration" festlegen. Als Anzeigename wird immer Ihr Unternehmensname genutzt.
Möchten Sie über Ihre eigene E-Mail Adresse Zahlungserinnerungen und Mahnungen versenden, können Sie unser SMTP Feature hier freischalten und konfigurieren. Anschließend wird Ihr Mail Server für den Versand genutzt.

Nein, die versendeten E-Mails werden nicht gespeichert. Bei Nutzung des SMTP-Features werden diese auch nicht im Gesendet Postfach angezeigt. Sie können allerdings im hier eine CC- oder BCC-E-Mail festlegen, an die alle versendeten Zahlungserinnerungen und Mahnungen gesendet werden sollen.

Für den Versand nutzen wir immer die zuerst angegebene Geschäftliche E-Mail Adresse (nicht die E-Mail des Ansprechpartners), die für den Kontakt in lexoffice hinterlegt ist.

Ja, Sie können den Betreff sowie den Inhalt selbst pro Stufe selbst wählen. Anpassungen können Sie im Reiter "Vorlagen" vornehmen.

Ja, neben dem Button „Speichern“ finden Sie im Reiter "Vorlagen" auch einen Button „Test E-Mail versenden“. Diese E-Mail wird an die im Konto hinterlegte E-Mail Adresse gesendet. Bitte beachten Sie, dass Ihre SMTP-Einstellungen sowie das Senden eines Anhangs für die Test E-Mail deaktiviert sind, auch wenn Sie diese Einstellungen vorgenommen haben.

Sie können im Reiter „Konfiguration“ festlegen, ob Ihren Zahlungserinnerungen Rechnungen angehängt werden sollen oder nicht. Standardmäßig ist der Anhang deaktiviert.

Eine mit autoMahntion generierte Mahnung entspricht dem Layout einer in lexoffice manuell erstellten Mahnung. Um das Aussehen zu prüfen, öffnen Sie Ihren lexoffice Account und wählen Sie eine Rechnung aus. Im rechten Seitenmenü können Sie dann über die drei Punkte eine Mahnung erstellen.
Sie können das Layout Ihrer Mahnungen (entsprechend dem Layout Ihrer Rechnungen) in lexoffice unter Einstellungen - Drucklayout anpassen.

Wenn Sie ein Briefpapier in lexoffice hinterlegt haben, kann es vorkommen, dass dieses nicht zu autoMahntion übertragen wird. Um dies zu ändern, öffnen Sie Ihren lexoffice Account und wählen Sie Einstellungen - Drucklayout. Unter Logo & Briefpapier können Sie Einstellungen am hinterlegten Briefpapier vornehmen. Für die Verwendung von autoMahntion ist es wichtig, dass der Haken bei "Briefpapier mitdrucken" gesetzt ist. Andernfalls wird Ihr Briefpapier nicht an uns übermittelt und Rechnungen oder Mahnungen ggf. ohne Ihre Unternehmensdaten versendet.
Unterstützung von Einnahmenbelegen

Antworten zum Thema Einnahmenbelege.

Einnahmenbelege und Rechnungen sind unterschiedliche Arten von Belegen. Rechnungen werden in der Regel über das lexoffice Dashboard oder zum Teil auch über die lexoffice API generiert. Einnahmenbelege werden dagegen in lexoffice aus einem anderem Programm, in der die Rechnungen erstellt werden (z.B. Shop-Systeme), lediglich als PDF importiert. Da sich aus diesem Unterschied einige technische Implikationen ergeben, wurden bisher nur "normale" Rechnungen von autoMahntion unterstützt. In der letzten Zeit haben wir viel Mühe investiert, um diese Herausforderungen zu bewältigen. Das hat sich gelohnt: Ab sofort können auch für Einnahmenbelege mit autoMahntion automatisiert Zahlungserinnerungen und Mahnungen versendet werden.

Ja, es sind ein paar Einstellungen Ihrerseits nötig. Navigieren Sie dafür zur Konfigurations-Seite und scrollen Sie etwas nach unten zu den Einnahmenbelegen. Hier können Sie mit Hilfe einer Live-Vorschau das Layout Ihres Mahnungsdokumentes anpassen und wichtige Informationen (z.B. Bankdaten, Logo) hinterlegen. Anschließend aktivieren Sie den Toggle "Synchronisation von Einnahmenbelegen" und ab sofort werden auch Einnahmenbelege im automatischen Mahnverfahren berücksichtigt.

Wichtiger Hinweis: Dieses Mahnungs-Layout wird ausschließlich für Mahnungen von Einnahmenbelegen verwendet. Für normale Rechnungen wird weiter, wie bisher auch, das in lexoffice hinterlegte Layout verwendet.

Bisher können Sie die generierten Mahnungen unter der entsprechenden Rechnung in lexoffice jederzeit einsehen. Das ist bei Einnahmenbelegen leider nicht möglich. Daher haben wir eine Änderung vorgenommen: Ab sofort ist es für alle neu generierten Mahnungen möglich, diese über den Punkt "Offene Rechnungen" bzw. "Mahnungen" bei Bedarf herunterzuladen (sowohl für normale Rechnungen als auch für Einnahmenbelege).
SMTP Versand

Antworten zum Thema E-Mail Versand über das SMTP Feature.

Mit unserem SMTP Feature können Sie Ihre Zahlungserinnerungen und Mahnungen direkt von Ihrem Mail Server aus versenden, statt die Standard-E-Mail Adresse noreply@automahntion.de zu nutzen. Dadurch verbessern Sie nicht nur Ihr professionelles Erscheinungsbild, sondern verringern auch Ihr das Risiko, dass Ihre Zahlungserinnerungen und Mahnungen im SPAM-Ordner Ihrer Kunden landen.

Die Verbindung zu Ihrem eigenen Mail Server ist ein optionales Feature in autoMahntion, das Sie hinzubuchen können. Hierfür wird eine einmalige Gebühr in Höhe von 39,95€ (netto) fällig. Sie können die Freischaltung hier ganz unkompliziert vornehmen und anschließend Ihre Verbindung konfigurieren.

Für die Konfiguration werden der SMTP Server, die SMTP E-Mail Adresse, der SMTP Benutzername, das SMTP Benutzer Passwort und der Verbindungsport benötigt. Außerdem müssen Sie angeben, ob die Verbindung TLS und SMTP Authentifizierung nutzen soll. Die entsprechenden Daten erhalten Sie von Ihrem E-Mail Provider.

In den meisten Fällen liegt das an fehlerhaft eingegebenen Daten. Überprüfen Sie Ihre Daten auf Schreibfehler und stellen Sie sicher, dass Sie den korrekten SMTP Server sowie den richtigen Port für Ihre Verbindung angegeben haben. Falls alles korrekt ist und eine Verbindung dennoch nicht hergestellt werden konnte, melden Sie sich bei unserem Support. Wir helfen Ihnen gerne bei der Einrichtung.

Aufgrund von Google's Sicherheitsrichtlinien muss für den SMTP Versand im Google Account ein App-Passwort vergeben werden. Hier finden Sie ein entsprechendes Tutorial, wie ein solches Passwort erstellt werden kann. Geben Sie als App "E-Mail" und als Gerät "Andere" an. Im nächsten Schritt können Sie dem Gerät dann den Namen "autoMahntion" geben. Anschließend erhalten Sie ein neues Passwort. Dieses müssen Sie dann anstelle des aktuell eingegebenen Passworts einsetzen.
Post Versand

Antworten zum Thema Post Versand von Mahnungen.

Wenn Sie den Post Versand in autoMahntion aktivieren, versenden wir Ihre Mahnungen per Post anstatt per E-Mail. Ihre Kunden werden so noch zuverlässiger angesprochen und Ihre Mahnungen landen nicht im SPAM Ordner.

Der Post Versand über autoMahntion kann ausschließlich für Mahnungen aktiviert werden. Sie können diesen pro Stufe im Reiter "Vorlagen" aktivieren. Nutzen Sie hierfür den Toggle "per Post versenden". Sie können zusätzlich zum Post Versand auch den Versand per Einschreiben aktivieren.

Der Versand per Post kostet 3,85€ pro Mahnung. Möchten Sie Ihre Briefe als Einwurf-Einschreiben versenden, kostet das 6,20€ pro Mahnung.

Sie können in der Rechnungsübersicht sehen, welche Mahnung per Post versendet wurde und wann der Versand erfolgt ist. Wenn Sie per Einschreiben versenden, können Sie ebenfalls den Tracking Code Ihres Einwurf-Einschreibens sehen.

Die Rechnungsstellung für den Post Versand erfolgt jeweils am Anfang eines Monats für den Vormonat. Sie erhalten eine Rechnung, in der die Anzahl der versendeten Briefe aufgeführt wird. Der Betrag wird anschließend von Ihrem Konto abgebucht.

Der versendete Brief enthält ausschließlich die Mahnung, die für Ihren Kunden erstellt wurde. Das Design der Mahnung entspricht dem in lexoffice hinterlegten Layout.
Sollten Sie ein Briefpapier in lexoffice hinterlegt haben, kann es vorkommen, dass dieses nicht mit gedruckt wird. Um dies zu ändern, öffnen Sie Ihren lexoffice Account und wählen Sie Einstellungen - Drucklayout. Unter Logo & Briefpapier können Sie Einstellungen am hinterlegten Briefpapier vornehmen. Für den Druck über autoMahntion ist es wichtig, dass der Haken bei "Briefpapier mitdrucken" gesetzt ist. Andernfalls wird Ihr Briefpapier nicht an uns übermittelt und der Brief ggf. ohne Ihre Unternehmensdaten versendet.
NEU: Kundenbindung Erweiterung

Antworten zur Kundenbindung Erweiterung.

Mit der Kundenbindung Erweiterung können Sie automatisiert Dankeschön-E-Mails an Ihre Kunden nach Zahlungseingang versenden. Das stärkt die Bindung zu Ihren Kunden ohne manuellen Aufwand zu erzeugen. Darüber hinaus erhalten Sie die Möglichkeit über ein von uns bereitgestelltes Formular Feedback von Ihren Kunden einzuholen.

Um verschiedene Nutzergruppen abdecken zu können, bieten wir verschiedene Abo-Pakete an. Diese unterscheiden sich vor allem in der Anzahl versendeter Dankeschön-E-Mails pro Monat. Im Abo Kundenbindung Starter sind 30, im Abo Kundenbindung Business 120 und im Abo Kundenbindung Pro 480 automatisiert versendete Dankeschön-E-Mails pro Monat enthalten. Benötigen Sie ein höheres Kontigent melden Sie sich gerne bei unserem Support.

Wenn der Rechnung in lexoffice eine Zahlung zugeordnet wurde, wird automatisch eine Dankeschön-E-Mail an den jeweiligen Kunden versendet.

Sie können den Betreff und Inhalt Ihrer Dankeschön-E-Mail vollkommen frei wählen. Außerdem können Sie eine Zufriedenheitsumfrage einfügen, diese leitet Ihre Kunden auf eine Webseite, in der Sie eine von Ihnen definierte Frage mit bis zu 5 Sternen bewerten können. Zusätzlich können Ihre Kunden ein Freitextfeld für weiteres Feedback ausfüllen.

Dies kann mehrere Gründe haben. Um eine E-Mail versenden zu können, muss die Zahlung in lexoffice einer Rechnung zugeordnet werden. Überprüfen Sie bitte, ob dies der Fall ist. Anschließend kann es bis zu mehreren Stunden dauern, bis dieser Status an unser System übertragen wurde. Es ist auch möglich, dass Sie Ihr monatliches Abolimit erreicht haben und in diesem Monat keine weiteren E-Mails mehr versendet werden können. Wenden Sie sich in diesem Fall an unseren Support, um Ihr Abo upzugraden.

In diesem Fall werden in diesem Kalendermonat keine Dankeschön-E-Mais mehr versendet und erst im nächsten Monat wird der Versand fortgesetzt. Dies kann zu Verzögerungen führen. Falls Sie ein höheres Abolimit benötigen, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Ihre Kunden erhalten in der Dankeschön-E-Mail einen individuellen Link zu unserer Feedback Seite. Auf dieser Seite finden Sie ein Formular, in dem Sie die von Ihnen konfigurierte Frage mit 1 bis 5 Sternen bewerten können. 1 Stern stellt dabei Sehr unzufrieden und 5 Sehr zufrieden dar. Außerdem können Ihre Kunden in einem Freitextfeld weiteres Feedback geben. Die Daten werden Ihnen anschließend anonymisiert in mehreren Übersichten zur Verfügunggestellt.

Nein, es ist technisch sichergestellt, dass pro Rechnung nur einmal Feedback eingereicht werden kann.
Sonstiges

Antworten zu weiteren Fragen.

Melden Sie sich gerne per Mail bei unserem Kundensupport. Schreiben Sie hierfür eine Mail an support@automahntion.de. Wir helfen Ihnen immer gerne weiter.